Am EST erhalten Projekte bereits in einem früheren Stadium der Projektentwicklung in der Projektstammdatenverwaltung ein eindeutiges Projektkürzel. Dieses setzt sich zusammen aus einer sechsstelligen, automatisch erzeugten eindeutigen Projektnummer, dem Kürzel der fördernden Stelle sowie dem Akronym des Projeks gemäß dem folgenden Muster:  

Spätestens nach erfolgtem Projektbeginn bleibt dieses Kürzel unverändert und stellt damit das zentrale Identifikationsmerkmal eines Forschungsprojekts dar. Dieses Kürzel ist von allen Akteuren des Zentrums sowohl in der internen Bearbeitung als auch in der Kommunikation nach außen (z.B. als eigenes Geschäftszeichen) als ID-Merkmal zu verwenden. Die eindeutige Verknüpfung der im Abschnitt Projektverwaltung-/management und Forschungsdaten aufgeführten Werkzeuge erfolgt über dieses Projektkürzel.

So trägt z.B. jeder Datenmanagementplandie jeweiligen Projektstammdaten wie Projektname, Akronym, Laufzeiten etc. im Kopf. Diese Stammdaten werden in einer zentralen Datenbank des EST (im TUC-internen Anwendungsportal) verwaltet und dienen der Übersicht aller Antragsaktivitäten über deren gesamten Lebenszyklus (Idee > Skizze > Antrag) mit Auskunft über laufende, bewilligte und nicht genehmigte Anträge. Zu Beginn einer Antragsaktivät für über das entsprechende Portal die Projektnummer generiert, mit der das Vorhaben auch bei Änderungen der Bezeichnung eindeutig identifiziert werden kann.

Die Stammdatenverwaltung dient ferner auch der automatischen Anzeige Projekten auf der EST-Webseite. Projekte werden automatisch angezeigt, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Projekt ist als nicht-vertraulich gekennzeichnet
• Projekt wurde genehmigt
• Projekt ist gestartet, d.h. heutiges Datum ist >= dem Laufzeitbeginn, und wird als laufendes Projekt angezeigt
• Projekt wurde beendet, d.h. heutiges Datum ist > dem Laufzeitende und wird als abgeschlossenes Projekt angezeigt